Assicurazione sociale e contabilità salariale per le PMI in Svizzera
Nozioni di base sugli obblighi previdenziali
La contabilità delle retribuzioni in Svizzera è soggetta a una complessa serie di obblighi previdenziali. Le aziende devono stipulare e gestire diverse polizze assicurative obbligatorie, i cui contributi sono suddivisi tra il datore di lavoro e il dipendente.
I regimi centrali di assicurazione sociale comprendono l'AVS/AI/IPG (assicurazione per la vecchiaia e i superstiti, assicurazione per l'invalidità, regime di compensazione del reddito), l'assicurazione contro la disoccupazione (ALV), l'assicurazione contro gli infortuni (UVG) e la previdenza professionale (LPP). Inoltre, esistono normative cantonali per gli assegni familiari (FAK) e, a seconda del contratto collettivo di lavoro, altri obblighi come l'assicurazione per le indennità giornaliere di malattia (LAMal).
Processi di registrazione e login
Prima del primo pagamento del salario, le aziende devono essere iscritte alla cassa di compensazione AVS competente. La scelta della cassa di compensazione avviene tramite l'associazione di categoria o la cassa di compensazione cantonale. L'iscrizione all'assicurazione contro gli infortuni dipende dal settore di appartenenza dell'azienda: alcuni settori come l'edilizia, l'industria o la ristorazione sono soggetti all'assicurazione obbligatoria presso la Suva, mentre altri possono scegliere un assicuratore privato.
L'iscrizione alla cassa pensione diventa rilevante non appena i dipendenti raggiungono la soglia d'ingresso LPP di 22.680 franchi annui. La registrazione per l'imposta alla fonte avviene presso l'ufficio delle imposte cantonali e si applica a tutti i dipendenti stranieri senza permesso di soggiorno C.
Obblighi assicurativi per categoria di dipendenti
Obbligo assicurativo LPP
La previdenza professionale è obbligatoria per i dipendenti con un salario annuo pari o superiore a 22.680 franchi. L'obbligo assicurativo varia a seconda dell'età: i dipendenti di età inferiore ai 17 anni non sono assicurati, tra i 17 e i 24 anni c'è solo l'assicurazione contro i rischi di morte e invalidità, mentre a partire dai 25 anni c'è anche l'assicurazione per la pensione. Una volta raggiunta la normale età pensionabile, l'obbligo assicurativo viene meno.
Assicurazione infortuni
L'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro è obbligatoria per tutti i dipendenti, indipendentemente dal livello di occupazione. L'assicurazione contro gli infortuni non professionali (NOI) è obbligatoria a partire da un orario di lavoro settimanale di 8 ore. I premi per l'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro sono pagati interamente dal datore di lavoro, mentre i premi per l'assicurazione contro gli infortuni non professionali sono pagati dal dipendente come standard.
Tassi di contribuzione e struttura dei costi
I contributi previdenziali sono costituiti da diverse componenti:
| Assicurazione | Quota del datore di lavoro | Quota dei dipendenti | Base di valutazione |
|---|---|---|---|
| AVS/IV/EO | 5.3% | 5.3% | Salario totale |
| ALV | 1.1% | 1.1% | Fino a 148.200 franchi, oltre 148.200 franchi 0,5% |
| FAK | 0.5-3% | 0-1.5% | Varia da cantone a cantone |
| UVG BU | 0.5-3% | 0% | In base alla classe di pericolo |
| UVG NBU | 0% | 1-2% | Da parte dell'assicuratore |
| BNS | Almeno 50% | Almeno 50% | Salario coordinato |
I costi effettivi del lavoro non salariali per i datori di lavoro variano in genere tra 10% e 20% della busta paga lorda, a seconda della soluzione scelta per il fondo pensione e dei premi assicurativi contro gli infortuni specifici del settore.
Scadenze e obblighi di rendicontazione
La contabilità delle retribuzioni è soggetta a diverse scadenze. Gli obblighi mensili comprendono il pagamento dello stipendio (di solito il 25 del mese) e la liquidazione dell'imposta alla fonte (entro il 30 del mese successivo). Il conteggio dell'AVS/AI/IPG/ALV con la cassa di compensazione avviene trimestralmente.
Gli obblighi di rendicontazione annuale si concentrano nel mese di gennaio: le dichiarazioni salariali devono essere emesse entro il 31 gennaio e la dichiarazione salariale annuale AVS deve essere presentata elettronicamente entro il 30 gennaio. Anche la dichiarazione salariale LPP e la dichiarazione salariale UVG devono essere presentate a fine gennaio.
Scelta del fondo pensione: Criteri decisionali
La scelta di un fondo pensione deve tenere conto di diversi fattori. Il tasso di copertura deve essere superiore a 100% per evitare misure di riorganizzazione. Il tasso di conversione è di 6,8% nel settore obbligatorio, ma può essere significativamente inferiore nel settore non obbligatorio.
I costi amministrativi variano da 100 a 400 franchi per assicurato all'anno. Inoltre, occorre valutare le prestazioni di rischio (rendita d'invalidità, capitale in caso di morte) e la flessibilità per quanto riguarda le modifiche al piano e le opzioni di acquisto.
Assicurazione di indennità giornaliera per malattia
L'assicurazione LAMal non è obbligatoria, ma può coprire l'obbligo di continuare il pagamento del salario ai sensi della RU 324a. Senza la LAMal, il datore di lavoro si assume l'intero rischio di continuare a pagare lo stipendio in caso di malattia. Dopo un periodo di attesa concordato, l'assicurazione copre 80% o 100% dello stipendio per un massimo di 730 giorni.
Il periodo di attesa ha un'influenza significativa sull'importo del premio: un periodo di attesa di 14 giorni comporta premi pari a 2,5-3,5% della busta paga, mentre un periodo di attesa di 90 giorni riduce i costi a 0,8-1,2%. La scelta del periodo di attesa deve tenere conto della situazione di liquidità dell'azienda.
Norme speciali per i dipendenti stranieri
I dipendenti stranieri senza permesso C sono soggetti all'imposta alla fonte. L'aliquota varia a seconda del cantone, dello stato civile e dell'appartenenza ecclesiastica. La registrazione presso l'ufficio fiscale cantonale deve essere effettuata entro 8 giorni dall'assunzione.
I frontalieri con permesso G sono soggetti a un'aliquota d'imposta ridotta del 4,5%, poiché la tassazione principale avviene nel Paese di residenza. Gli obblighi di sicurezza sociale corrispondono a quelli dei dipendenti svizzeri.
Caratteristiche specifiche della forma giuridica
Gli obblighi previdenziali variano a seconda della forma giuridica dell'azienda. I titolari di società di capitali (GmbH, AG) sono considerati dipendenti della propria azienda e sono soggetti a tutti gli obblighi previdenziali. I titolari di società di persone (ditta individuale, società in nome collettivo) sono lavoratori autonomi e sono soggetti solo all'AVS/AI/IPG.
Gli emolumenti dei direttori a partire da 2.300 franchi all'anno sono soggetti all'assicurazione obbligatoria AVS, ma di solito non sono soggetti all'assicurazione obbligatoria LPP.
Requisiti del software per le paghe
I software professionali per le buste paga devono soddisfare diversi requisiti tecnici e normativi. La certificazione di Swissdec consente di inviare le buste paga elettroniche (ELM) a tutte le compagnie assicurative e alle autorità competenti. Gli aggiornamenti automatici garantiscono che i limiti e le tariffe siano sempre aggiornati.
Altre funzioni essenziali sono il modulo per l'imposta alla fonte con aliquote cantonali, la creazione automatica di documenti (buste paga, certificati del datore di lavoro) e le interfacce con i sistemi di contabilità finanziaria e di registrazione delle ore.
Flusso del processo di contabilità delle retribuzioni mensili
L'esecuzione mensile delle buste paga segue una procedura standardizzata: Dopo l'aggiornamento dei dati anagrafici, vengono registrate le componenti salariali variabili come le ore di lavoro, le assenze e le spese. Una corsa di controllo consente di effettuare una verifica di plausibilità prima della registrazione finale.
Dopo l'approvazione, i pagamenti degli stipendi vengono attivati e le buste paga vengono distribuite ai dipendenti. L'integrazione con la contabilità finanziaria avviene tramite l'esportazione del libro paga.
Cambio di assicuratore e periodi di cancellazione
Le possibilità di cambiare assicuratore variano a seconda del regime di assicurazione sociale. Il fondo di perequazione AVS non può essere cambiato. Il fondo pensione può essere disdetto a fine anno con un preavviso di 6 mesi. L'assicurazione infortuni può essere cambiata annualmente, ad eccezione delle compagnie obbligatorie della Suva. L'assicurazione per le indennità giornaliere di malattia è soggetta a periodi di cancellazione specifici per il contratto, di solito 3 mesi.
