Assurances sociales et comptabilité salariale pour les PME en Suisse
Les bases des obligations en matière de sécurité sociale
En Suisse, la gestion des salaires est soumise à un ensemble complexe d'obligations en matière d'assurances sociales. Les entreprises doivent souscrire et gérer différentes assurances obligatoires, dont les cotisations sont réparties entre l'employeur et l'employé.
Les assurances sociales centrales comprennent l'AVS/AI/APG (assurance-vieillesse et survivants, assurance-invalidité, allocations pour perte de gain), l'assurance-chômage (AC), l'assurance-accidents (LAA) ainsi que la prévoyance professionnelle (LPP). Il existe en outre des réglementations cantonales pour les allocations familiales (CAF) et, selon la convention collective de travail, d'autres obligations comme l'assurance d'indemnités journalières en cas de maladie (IJM).
Enregistrement et processus de connexion
Avant le premier versement de salaire, les entreprises doivent être enregistrées auprès de la caisse de compensation AVS compétente. Le choix de la caisse de compensation se fait soit par l'intermédiaire de l'association de branche, soit par la caisse de compensation cantonale. L'inscription à l'assurance-accidents dépend de l'appartenance à une branche : certaines branches comme la construction, l'industrie ou la gastronomie sont tenues de s'assurer auprès de la Suva, d'autres peuvent choisir un assureur privé.
L'inscription à la caisse de pension devient pertinente dès que les collaborateurs atteignent le seuil d'entrée LPP de CHF 22'680 de salaire annuel. L'enregistrement pour l'impôt à la source se fait auprès de l'office cantonal des impôts et concerne tous les collaborateurs étrangers ne disposant pas d'un permis d'établissement C.
Obligations d'assurance par catégorie de collaborateurs
Obligation d'assurance LPP
La prévoyance professionnelle est obligatoire pour les employés à partir d'un salaire annuel de CHF 22'680. L'obligation d'assurance varie selon l'âge : les collaborateurs de moins de 17 ans ne sont pas assurés, entre 17 et 24 ans, il n'y a qu'une assurance risque pour le décès et l'invalidité, à partir de 25 ans, il y a en plus une épargne vieillesse. Une fois l'âge ordinaire de la retraite atteint, l'obligation d'assurance disparaît.
Assurance accident
L'assurance contre les accidents professionnels (AP) est obligatoire pour tous les travailleurs, quel que soit leur taux d'occupation. L'assurance contre les accidents non professionnels (ANP) est obligatoire à partir d'un temps de travail hebdomadaire de 8 heures. Les primes de l'AAP sont entièrement à la charge de l'employeur, tandis que les primes de l'AANP sont, par défaut, à la charge de l'employé.
Taux de cotisation et structure des coûts
Les cotisations de sécurité sociale se composent de plusieurs éléments :
| Assurance | Part de l'employeur | Part de l'employé | Base de calcul |
|---|---|---|---|
| AVS/AI/APG | 5.3% | 5.3% | Salaire total |
| ALV | 1.1% | 1.1% | Jusqu'à CHF 148'200, au-delà 0.5% |
| FAK | 0.5-3% | 0-1.5% | Différent selon les cantons |
| LAA BU | 0.5-3% | 0% | Par classe de danger |
| LAA NBU | 0% | 1-2% | Par assureur |
| LPP | Au moins 50% | Au moins 50% | Salaire coordonné |
Les coûts salariaux accessoires effectifs pour les employeurs se situent typiquement entre 10% et 20% de la masse salariale brute, en fonction de la solution de caisse de pension choisie et des primes d'assurance-accidents spécifiques à la branche.
Délais et obligations de déclaration
La gestion des salaires est soumise à différentes contraintes temporelles. Les obligations mensuelles comprennent le paiement des salaires (généralement le 25 du mois) et le décompte de l'impôt à la source (jusqu'au 30 du mois suivant). Chaque trimestre, le décompte AVS/AI/APG/AC est effectué avec la caisse de compensation.
Les obligations annuelles de déclaration se concentrent sur le mois de janvier : les certificats de salaire doivent être établis avant le 31 janvier, la déclaration annuelle des salaires AVS se fait par voie électronique avant le 30 janvier. La déclaration des salaires LPP et la déclaration des salaires LAA sont également dues fin janvier.
Choix de la caisse de pension : Critères de décision
Lors du choix d'une caisse de pension, différents facteurs doivent être pris en compte. Le taux de couverture doit être supérieur à 100% afin d'éviter des mesures d'assainissement. Le taux de conversion est de 6,8% dans le régime obligatoire, mais peut être nettement inférieur dans le régime surobligatoire.
Les frais administratifs varient entre CHF 100 et CHF 400 par personne assurée par an. Il convient en outre d'évaluer les prestations de risque (rente AI, capital décès) et la flexibilité concernant le changement de plan et les possibilités de rachat.
Assurance d'indemnités journalières en cas de maladie
L'assurance IJM n'est pas obligatoire, mais elle peut couvrir l'obligation de continuer à verser le salaire conformément à l'art. 324a CO. Sans IJM, l'employeur assume l'intégralité du risque lié au maintien du paiement du salaire en cas de maladie. Après un délai d'attente convenu, l'assurance prend en charge 80% ou 100% du salaire pendant 730 jours au maximum.
Le délai d'attente a une influence déterminante sur le montant des primes : un délai d'attente de 14 jours se traduit par des primes de 2,5 à 3,5% de la masse salariale, tandis qu'un délai d'attente de 90 jours réduit les coûts à 0,8-1,2%. Le choix du délai d'attente doit tenir compte de la situation de trésorerie de l'entreprise.
Règles spéciales pour les employés étrangers
Les collaborateurs étrangers sans permis C sont soumis à l'imposition à la source. Le barème fiscal varie en fonction du canton, de l'état civil et de l'appartenance à une église. L'annonce auprès de l'office cantonal des impôts doit être faite dans les 8 jours suivant l'entrée en fonction.
Les frontaliers titulaires d'un permis G sont soumis à un taux d'imposition à la source réduit de 4,5%, étant donné que l'imposition principale a lieu dans le pays de résidence. Les obligations en matière de sécurité sociale sont les mêmes que pour les employés suisses.
Particularités spécifiques à la forme juridique
Les obligations en matière de sécurité sociale varient en fonction de la forme juridique de l'entreprise. Les propriétaires de sociétés de capitaux (Sàrl, SA) sont considérés comme des employés de leur propre entreprise et sont soumis à toutes les obligations en matière d'assurances sociales. Les propriétaires de sociétés de personnes (entreprise individuelle, société en nom collectif) sont considérés comme des indépendants et ne sont soumis qu'à l'AVS/AI/APG.
Les honoraires des administrateurs sont soumis à l'AVS à partir de 2 300 CHF par an, mais ne sont habituellement pas soumis à l'obligation d'assurance LPP.
Exigences relatives au logiciel de paie
Un logiciel salarial professionnel doit répondre à différentes exigences techniques et réglementaires. La certification Swissdec permet d'effectuer des déclarations de salaires électroniques (ELM) à toutes les assurances et autorités concernées. Les mises à jour automatiques garantissent l'actualité des valeurs limites et des tarifs.
D'autres fonctions essentielles comprennent un module d'impôt à la source avec des barèmes cantonaux, la création automatisée de documents (certificats de salaire, attestations d'employeur) ainsi que des interfaces avec la comptabilité financière et les systèmes de saisie des temps.
Déroulement du processus de la fiche de salaire mensuelle
Le traitement mensuel des salaires suit un processus standardisé : Après l'actualisation des données de base, les éléments variables du salaire tels que les heures de travail, les absences et les frais sont saisis. Un cycle de contrôle permet de vérifier la plausibilité avant la comptabilisation définitive.
Après la validation, les paiements des salaires sont déclenchés et les fiches de salaire sont distribuées aux collaborateurs. L'intégration dans la comptabilité financière se fait par l'exportation du journal des salaires.
Changement d'assureur et délais de résiliation
Les possibilités de changer d'assureur diffèrent selon les assurances sociales. Il n'est pas possible de changer de caisse de compensation AVS. La caisse de pension peut être résiliée à la fin de l'année avec un préavis de 6 mois. L'assurance-accidents peut être changée chaque année, sauf pour les entreprises soumises à la Suva. L'assurance d'indemnités journalières en cas de maladie est soumise à des délais de résiliation spécifiques au contrat, généralement de 3 mois.
