Sozialversicherungen und Lohnbuchhaltung für KMU in der Schweiz
Grundlagen der Sozialversicherungspflichten
Die Lohnbuchhaltung in der Schweiz unterliegt einem komplexen Regelwerk von Sozialversicherungspflichten. Unternehmen müssen verschiedene obligatorische Versicherungen abschliessen und verwalten, deren Beiträge zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt werden.
Die zentralen Sozialversicherungen umfassen die AHV/IV/EO (Alters- und Hinterlassenenversicherung, Invalidenversicherung, Erwerbsersatzordnung), die Arbeitslosenversicherung (ALV), die Unfallversicherung (UVG) sowie die berufliche Vorsorge (BVG). Zusätzlich bestehen kantonale Regelungen für Familienzulagen (FAK) und je nach Gesamtarbeitsvertrag weitere Verpflichtungen wie die Krankentaggeldversicherung (KTG).
Registrierung und Anmeldeprozesse
Vor der ersten Lohnzahlung müssen Unternehmen bei der zuständigen AHV-Ausgleichskasse registriert sein. Die Wahl der Ausgleichskasse erfolgt entweder über den Branchenverband oder die kantonale Ausgleichskasse. Die Anmeldung bei der Unfallversicherung richtet sich nach der Branchenzugehörigkeit: Bestimmte Branchen wie Bau, Industrie oder Gastronomie sind bei der Suva versicherungspflichtig, andere können einen privaten Versicherer wählen.
Die Pensionskassenanmeldung wird relevant, sobald Mitarbeitende die BVG-Eintrittsschwelle von CHF 22'680 Jahreslohn erreichen. Die Registrierung für die Quellensteuer erfolgt beim kantonalen Steueramt und betrifft alle ausländischen Mitarbeitenden ohne Niederlassungsbewilligung C.
Versicherungsobligatorien nach Mitarbeiterkategorie
BVG-Versicherungspflicht
Die berufliche Vorsorge ist für Arbeitnehmende ab einem Jahreslohn von CHF 22'680 obligatorisch. Die Versicherungspflicht differenziert nach Alter: Mitarbeitende unter 17 Jahren sind nicht versichert, zwischen 17 und 24 Jahren besteht nur eine Risikoversicherung für Tod und Invalidität, ab 25 Jahren erfolgt zusätzlich das Alterssparen. Nach Erreichen des ordentlichen Rentenalters entfällt die Versicherungspflicht.
Unfallversicherung
Die Berufsunfallversicherung (BU) ist für alle Arbeitnehmenden unabhängig vom Beschäftigungsgrad obligatorisch. Die Nichtberufsunfallversicherung (NBU) wird ab einer wöchentlichen Arbeitszeit von 8 Stunden pflichtig. Die Prämien der BU trägt vollständig der Arbeitgeber, während die NBU-Prämien standardmässig vom Arbeitnehmer getragen werden.
Beitragssätze und Kostenstruktur
Die Sozialversicherungsbeiträge setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen:
| Versicherung | Arbeitgeber-Anteil | Arbeitnehmer-Anteil | Bemessungsgrundlage |
|---|---|---|---|
| AHV/IV/EO | 5.3% | 5.3% | Gesamter Lohn |
| ALV | 1.1% | 1.1% | Bis CHF 148'200, darüber 0.5% |
| FAK | 0.5-3% | 0-1.5% | Kantonal unterschiedlich |
| UVG BU | 0.5-3% | 0% | Nach Gefahrenklasse |
| UVG NBU | 0% | 1-2% | Nach Versicherer |
| BVG | Mind. 50% | Mind. 50% | Koordinierter Lohn |
Die effektiven Lohnnebenkosten für Arbeitgeber bewegen sich typischerweise zwischen 10% und 20% der Bruttolohnsumme, abhängig von der gewählten Pensionskassenlösung und den branchenspezifischen Unfallversicherungsprämien.
Fristen und Meldepflichten
Die Lohnbuchhaltung unterliegt verschiedenen zeitlichen Vorgaben. Monatliche Verpflichtungen umfassen die Lohnzahlung (üblicherweise am 25. des Monats) und die Quellensteuerabrechnung (bis zum 30. des Folgemonats). Quartalsweise erfolgt die AHV/IV/EO/ALV-Abrechnung mit der Ausgleichskasse.
Jährliche Meldepflichten konzentrieren sich auf den Januar: Lohnausweise müssen bis zum 31. Januar erstellt werden, die AHV-Jahreslohnmeldung erfolgt elektronisch bis zum 30. Januar. Die BVG-Lohnmeldung und UVG-Lohndeklaration sind ebenfalls Ende Januar fällig.
Pensionskassenwahl: Entscheidungskriterien
Bei der Auswahl einer Pensionskasse sind verschiedene Faktoren zu berücksichtigen. Der Deckungsgrad sollte über 100% liegen, um Sanierungsmassnahmen zu vermeiden. Der Umwandlungssatz beträgt im Obligatorium 6.8%, kann im überobligatorischen Bereich jedoch deutlich tiefer ausfallen.
Die Verwaltungskosten variieren zwischen CHF 100 und CHF 400 pro versicherte Person jährlich. Zusätzlich sind die Risikoleistungen (IV-Rente, Todesfallkapital) und die Flexibilität bezüglich Planwechsel und Einkaufsmöglichkeiten zu evaluieren.
Krankentaggeldversicherung
Die KTG-Versicherung ist nicht obligatorisch, kann jedoch die Lohnfortzahlungspflicht gemäss OR 324a abdecken. Ohne KTG trägt der Arbeitgeber das volle Risiko der Lohnfortzahlung bei Krankheit. Die Versicherung übernimmt nach einer vereinbarten Wartefrist 80% oder 100% des Lohnes für maximal 730 Tage.
Die Wartefrist beeinflusst massgeblich die Prämienhöhe: Eine 14-tägige Wartefrist resultiert in Prämien von 2.5-3.5% der Lohnsumme, während eine 90-tägige Wartefrist die Kosten auf 0.8-1.2% reduziert. Die Wahl der Wartefrist sollte die Liquiditätssituation des Unternehmens berücksichtigen.
Spezialregelungen für ausländische Mitarbeitende
Ausländische Mitarbeitende ohne C-Bewilligung unterliegen der Quellenbesteuerung. Der Steuertarif variiert nach Kanton, Zivilstand und Kirchenzugehörigkeit. Die Anmeldung beim kantonalen Steueramt muss innerhalb von 8 Tagen nach Stellenantritt erfolgen.
Grenzgänger mit G-Bewilligung unterliegen einem reduzierten Quellensteuersatz von 4.5%, da die Hauptbesteuerung im Wohnsitzland erfolgt. Die Sozialversicherungspflichten entsprechen denjenigen für Schweizer Mitarbeitende.
Rechtsformspezifische Besonderheiten
Die Sozialversicherungspflichten variieren je nach Rechtsform des Unternehmens. Inhaber von Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) gelten als Angestellte ihrer eigenen Firma und unterliegen allen Sozialversicherungspflichten. Inhaber von Personengesellschaften (Einzelfirma, Kollektivgesellschaft) sind selbstständigerwerbend und nur AHV/IV/EO-pflichtig.
Verwaltungsratshonorare unterliegen ab CHF 2'300 pro Jahr der AHV-Pflicht, jedoch üblicherweise nicht der BVG-Versicherungspflicht.
Anforderungen an die Lohnsoftware
Eine professionelle Lohnsoftware muss verschiedene technische und regulatorische Anforderungen erfüllen. Die Swissdec-Zertifizierung ermöglicht elektronische Lohnmeldungen (ELM) an alle relevanten Versicherungen und Behörden. Automatische Updates gewährleisten die Aktualität von Grenzwerten und Tarifen.
Weitere essenzielle Funktionen umfassen ein Quellensteuer-Modul mit kantonalen Tarifen, die automatisierte Dokumentenerstellung (Lohnausweise, Arbeitgeberbescheinigungen) sowie Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung und Zeiterfassungssystemen.
Prozessablauf der monatlichen Lohnabrechnung
Der monatliche Lohnlauf folgt einem standardisierten Ablauf: Nach der Aktualisierung der Stammdaten werden variable Lohnbestandteile wie Arbeitsstunden, Absenzen und Spesen erfasst. Ein Kontrolllauf ermöglicht die Plausibilitätsprüfung vor der definitiven Verbuchung.
Nach der Freigabe werden die Lohnzahlungen ausgelöst und die Lohnabrechnungen an die Mitarbeitenden verteilt. Die Integration in die Finanzbuchhaltung erfolgt über den Export des Lohnjournals.
Versichererwechsel und Kündigungsfristen
Die Möglichkeiten zum Versichererwechsel unterscheiden sich je nach Sozialversicherung. Die AHV-Ausgleichskasse kann nicht gewechselt werden. Die Pensionskasse ist per Jahresende mit 6 Monaten Kündigungsfrist kündbar. Die Unfallversicherung kann jährlich gewechselt werden, ausgenommen sind Suva-Pflichtbetriebe. Die Krankentaggeldversicherung unterliegt vertragsspezifischen Kündigungsfristen, üblicherweise 3 Monate.
